29 de março de 2014

Desperdício do tempo no trabalho


Tommaso Russo


Quanto do dia médio é gasto pelas pessoas com coisas que nada tem a ver com o seu trabalho? Claro que isso varia conforme a pessoa e o tipo de trabalho, mas sabe-se que esse valor pode chegar a 40% de uma jornada de 8 horas.
O desperdício de tempo – intencional ou não – pode ser a maior obstáculo à produtividade nos trabalhos de escritório. Da mesma maneira que as organizações procuram melhorar o desempenho dos colaboradores através da melhoria de processos, eliminação de burocracia e introduzindo metodologias e tecnologias que deveriam aumentar a produtividade, é hora de tratar também as fontes de desperdício do tempo.
Eis algumas ações que podem ajudar os líderes e suas equipes a recapturar o tempo perdido:
Acabar com a procrastinação. A procrastinação (empurrar com a barriga ações e decisões) é, talvez, a maior fonte de perda de tempo. Todos nós adiamos tarefas às vezes, seja porque estamos sobrecarregados de trabalho, ou porque temos receio de tomar a decisão errada, não gostamos da tarefa ou simplesmente não queremos ficar desocupados mais à frente – ou receber mais trabalho se nos mostramos muito eficientes e rápidos. As pessoas precisam entender que essas são apenas desculpas falsas para não fazer o que precisa ser feito.
Saber o que fazer. É fundamental que se decida rapidamente qual é a próxima tarefa a atacar. Mas também é importante decidir o que não deve ser feito. Ou seja, priorizar. O uso de uma lista de pendências e assuntos a serem atacados define formalmente o que deve ser feito durante o dia, priorizando aquilo que é mais importante para ser feito no período do dia em que estamos mais dispostos e produtivos. Coloque os itens não prioritários no final da lista e, se for necessário, “esquecer-se deles” ou jogá-los para o fim da lista do dia seguinte. Fazer se der.
Limitar a quantidade de reuniões. Definir a duração máxima para reuniões e cumprir o planejado. Não deixar que um participante entre em assuntos fora do tema da reunião, nem deixar que se alongue mais que o necessário. Não convocar reuniões sem um objetivo claro, não convidar mais pessoas além do estritamente necessário e distribuir agendas previamente para que todos venham minimamente preparados para as discussões. Reuniões possuem o dom de se multiplicarem indefinidamente, tomar mais tempo que o necessário e incluírem participantes que pouco contribuem para seus objetivos (foram convocados só “para saberem o que está acontecendo”). Não se esqueça: somos um povo sociável, mas reuniões não são happy hours.
Dar tempo para que as pessoas pensem. Se os membros da equipe vivem pulando de uma reunião para outra, se são frequentemente interrompidos pelos colegas – ou pelo chefe – e a caixa de entrada do correio eletrônico está sempre transbordando de mensagens, as pessoas não terão tempo de focar em atividades que realmente agreguem valor para a organização. Pessoas com cargos mais graduados precisam de tempo para pensar sem serem interrompidos, equilibrando a necessidade de ficar disponível aos outros com a necessidade de se concentrar. Não é fácil estabelecer esse balanço, mas o gestor pode ajudar estabelecendo algumas regras de disciplina na equipe.
Eliminar fontes de distração. Significa estabelecer práticas e um ambiente de trabalho que permita às pessoas concentrarem-se em seu trabalho. Providenciar espaços segregados e isolados para serem usados pelas pessoas quando necessário, reduzir as conversas nos corredores entre as mesas, afastar postos de trabalho de portas e passagens e estimular o uso de fones de ouvido como isolante do ruído ambiente.
Incentivar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. O período de oito horas de trabalho foi adotado pelos nossos ancestrais, porque após esse período o cansaço e o stress derrubam a produtividade e a concentração dos seres humanos. Trabalhar demais é prejudicial à saúde e para a vida pessoal das pessoas. Se o objetivo é maximizar a produtividade, a organização não deve permitir que as pessoas trabalhem demais e se sobrecarreguem.


Pesquisa realizada em 2013 pelo site Salary.com sobre Desperdício de tempo no trabalho mostrou que:
  • 70% das pessoas admitiram perder tempo diariamente durante a jornada de trabalho; a duração das perdas varia de 30 minutos a várias horas;
  • As atividades que causam maiores perdas de tempo: 43% falando com colegas de trabalho (dos quais 17% lidando com pessoas incompetentes); 34% com atividades on-line; 8% com envio de mensagens ou telefonemas de cunho pessoal;
  • As razões principais pelas quais as pessoas perdem tempo intencionalmente são: 35% não se sentem desafiadas no trabalho; 32% não têm incentivos para trabalhar mais intensamente; 30% não obtém satisfação pessoal naquilo que fazem e 23% se sentem profundamente entediados.
Bibliografia adicional:

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